Титульная страница
ISO 9000 ISO 14000
Аудит по GMP
Консалтинг по GMP

  Философия Управления Качеством:

средства и приемы TQM

Занятие 2

Типы команд


Команды по качеству

Задачи

Определение потребителей

Правила поведения

Консенсус

Планируй - Выполняй - Проверяй - Действуй (ПВПД)

Роль менеджера

Роль лидера команды

Роль помощника

Информация о команде

 


 

 

Команды по качеству - это основные составляющие TQM.

Есть четыре основных типа команд:

Однофункциональная команда

Члены команды выходят из одной функциональной зоны, которая может быть естественной рабочей единицей. Членство свободное, и команды постоянно обновляются.

 

Многофункциональная команда

Члены команды выходят из разных функциональных зон и встречаются для работы над возможностью по улучшению качества, которые можно встретить на стыке различных направлений в работе. Как и в однофункциональной команде, членство свободное, и команды постоянно обновляются.

 

Команда для выполнения задачи

Члены данной команды также выходят из одной или более функциональных зон. Команда формируется для того, чтобы решить специфическую задачу, или группу задач, после которой она расформировывается. Члены вводят в состав команды, полагаясь на их знания и опыт решаемой задачи. Члены команды и задача для данной команды обычно предлагаются руководителями (Ведущая команда).

 

Ведущая команда

Ведущая команда действует как комитет управления, разрабатывающая планы, делающая общие расчеты и обеспечивающая связи между командами, работающие под ее руководством. Одна из главных обязанностей Ведущей команды - поддержка и контроль команд по улучшению качества.

 

Задачи

Что представляют собой задачи?

Цель - это желаемое состояние или стандарт, прослеженный через индикатор. Задача - это веха на пути к достижению той желаемой цели. Пример индикаторов, для которых будут поставлены задачи:

  • количество минут за простой (цель - сокращение/ отсутствие простоя);

  • количество дней, необходимых для оформления платежа (цель - своевременный платеж);

  • потребляемая мощность за день (цель - фиксированное количество Ватт).

Когда ставятся задачи?

Если определен индикатор производительности, то могут быть поставлены задачи, обычно в Основании для Улучшения или Текущем положении.

 

Каким образом ставятся задачи?

Задачи необходимо ставить перед собой нелегкими, но достижимыми, выполнимыми в разумных пределах времени. Они должны быть основаны на логике. Может быть потребуется конечная определенная цель, но промежуточные задачи могут быть поставлены как вехи на дороге достижения этой цели.

 

1.        При постановке задач в первую очередь обратите внимание на нужды и разумные ожидания потребителей. Это тоже может помочь пересмотреть индикатор.

2.         Далее, обратите внимание на производительность конкурентов.

3.        Ваша прошлая производительность тоже может быть использована при постановке задач. Если когда-то ваша производительность была значительно лучше, то вы можете представить ее как своей задачей и найти причины снижение вашей производительности.

Статистические данные тоже могут быть использованы для постановки задачи, выраженной в более высоком уровне производительности, чем та, что была в прошлом.

4.         Также возможна постановка задачи путем анализа процессов для того, чтобы определить наличие напрасной траты.

 

Зачем ставят задачи?

Задачи ставятся для того, чтобы дать команде, а также и другим, вехи для оценки эффективности работы и для понимания эффективности контрмер для решения проблем. Таким образом, индикатор движется ближе к задаче.

 

Определение потребителей

Обычно думают, что потребитель - это покупатель или конечный пользователь, хотя, на самом деле, потребитель - это также и следующий человек или группа людей, которые участвуют в рабочем процессе и, получая результат (продукт или услуга), действуют в зависимости от него.

Внешние потребители - это те потребители (конечные пользователи), чьи устойчивые требования будут удовлетворены вашим продуктом или услугой. Для того, чтобы удовлетворить внешних потребителей, ваш продукт должен соответствовать устойчивым требованиям ваших внутренних потребителей, тех, которые работают в вашей организации и увеличивают ценность продукта или услуги, которые вы представляете.

Непосредственные руководители тоже могут быть потребителями. Хотя их основная функция - просматривать и поддерживать то, что производится, на самом деле, они участвуют в рабочем процессе. Кто-то по ходу процесса действительно использует или видоизменяет продукт процесса. Этот человек, или группа людей, называется потребителем следующего процесса.

 

Правила поведения

Один практический путь для того, чтобы утвердить в жизнь принцип уважения к людям, установить для команд и следовать правилам поведения.

Ваша команда может либо принять правила, представленные ниже, либо их видоизменить, чтобы они лучше отвечали условиям работы вашей команды.

 

Примерные правила поведения

·        Уважайте каждого человека

·        Делите ответственность

·        Критикуйте только идеи, но не людей

·        Будьте восприимчивы

·        Задавайте вопросы и участвуйте

·        Посещайте все встречи

·        Слушайте конструктивно

 

 

Консенсус

Достижение консенсуса - это одно из важнейших умений при принятии эффективных решений. Это умение, объединенное с принципом уважения к людям, позволяет расти сильным командам.

 

Принятие решений через консенсус - это метод решения группы задач и обсуждения спорных вопросов, в котором все стороны активно участвуют. Объединяются знание и опыт всех участников. Идеи и ощущения всех членов группы собираются в одно общее решение, таким образом, позволяя нескольким членам работать вместе над общей проблемой (выиграть/ выиграть), не позволяя ситуации "мы в выигрыше - они в проигрыше" иметь место. Каждый член группы должен поддержать какое-либо окончательное решение.

 

Решения, найденные через консенсус, более сложны и требуют времени. Фокус находится на "проблеме", а не на "защите" какой-либо точки зрения, таким образом, обеспечивая и качество, и само принятие решения. Качество решений, принятых через консенсус, обычно выше, чем качество решений, достигнутых путем многоступенчатого голосования, путем убеждения большинства меньшинством или путем компромисса. Принятие решения и его претворение в жизнь теми, кто участвовал в его разработке, обычно быстрее при достижении консенсуса.

 

Как достичь консенсуса?

 

1.      Перед встречей команды члены думают о своей позиции по данному вопросу, основываясь на имеющуюся информацию.

2.      Лидер команды четко называет на встрече команды тему обсуждения.

3.      Члены должны понимать, что им следует выражать и объяснять свое мнение так, чтобы у группы была возможность знать, что чувствует каждый человек, чтобы она могла получить выгоду от мысли каждого члена команды.

4.      Группа прислушивается ко всем мнениям и ощущениям. Далее члены через логику и понимание могут изменить свою собственную позицию. Им может потребоваться больше фактов.

5.      Консенсус имеет место, когда каждый член группы говорит:

"Мое мнение тщательно было прослушано другими членами"

"Я буду поддерживать рекомендуемое решение (даже если это не было моим первым выбором)"

6.      Члены избегают использования приемов по снижению напряжения, таких как голосование или просто уступки ради экономии времени, и понимают, что отличия во мнении помогают достичь качественного решения.

 

Цели консенсуса

-          Устранить чувство "мы - они".

-          Направить свое внимание на проблему, а не на людей, их отношение и точки зрения.

-          Достичь решения, при котором выигрывают обе стороны.

-          Установить ответственных за решение.

 

Планируй - Выполняй - Проверяй - Действуй (ПВПД)

Этот цикл основан на простом предположении того, что для достижения непрерывного улучшения вам необходимо это запланировать, выполнить ваш план, сделать проверку и проанализировать результаты и действовать ради улучшения. Цикл, изображенный на рисунке ниже, подразумевает непрерывное улучшение в каждой текущей ситуации.

 

Чем хорош ПВПД?

ПВПД хорош тем, что он прост и соответствует образу действия людей, он обеспечивает нас общим языком, ясной моделью, которую мы можем использовать ради улучшения качества.

 

Как применяется ПВПД?

Вы начинаете, устанавливая цели, основанные на нуждах потребителя, и планируя способы достижения этих целей.

Продолжаете, выполняя или испытывая то, что вы планируете.

В течение и после "выполнения" вы собираете и анализируете данные для того, чтобы узнать, что произошло, что сработало, а что - нет. (Стали ли вы ближе к запланированной цели?)

Основываясь на анализе полученных результатов, действуйте ради улучшения процесса.

 

Когда применяется ПВПД?

Цикл ПВПД - это понятие, которое может быть применимо к любому процессу, начиная с планирования вашего ежегодного отпуска или приготовления еды до сложных технических рабочих процедур. Это также понятие, которое лежит в основе УК - планирование для улучшения, выполнение начальных действий по улучшению, проверка результатов и действия для дальнейшего улучшения или стандартизация работы. ПВПД держит нас на правильном пути при решении проблем и при непрерывном улучшении.

 

Роль менеджера

Менеджер (или "организатор" команды) может помочь команде разными способами. Первоначально, помощнику, вероятнее всего, придется напрямую помогать команде, особенно в процессе решения задач. Через время, однако, менеджеру следует стать тренером в своей команде.

Это задача менеджера:

·            Координировать деятельность команды

Менеджер играет активную роль, добиваясь четкой направленности команд на решение проблем, которые связаны с задачами отдела, чтобы на собраниях команд присутствовало четкое лидерство и помощь, чтобы члены команды были надлежащим образом выбраны и обучены, чтобы функционирование команды оставалось на высоком уровне.

·            Советовать при выборе варианта

Менеджер исполняет роль консультанта команд, предлагая возможные решения проблемы. Он помогает установить необходимое время для решения проблемы и консультирует о направлении и оценке успехов в процессе решения задач. Это выполняется без прямого ведения команды к выбору решения, таким образом, ударение делается на поддержке, а не на контроль.

·            Обеспечить необходимые условия

Менеджер поддерживает деятельность команды и создает необходимые условия для их работы, такие как: время для встречи, условия для встречи и материалы, необходимые для организованной деятельности. Это может включать данные, гибкое рабочее расписание, материалы и поддержку техническими средствами.

·            Учить, как решать задачи

Наиболее важно, чтобы менеджер выполнял роль тренера, предоставлял методологию решения задач, мотивировал команды не останавливаться на полпути при решении сложных задач и исполнял роль наставника.

·            Помогать при выполнении решений

Менеджер быстро реагирует на предложенные решения, помогает командам на первых сложных этапах их выполнения и делает так, чтобы выгода от изменений не была приходящей.

·            Признавать достижения команды

Похвала, поддержка, обратная связь и непрекращающееся управление командами - это постоянные обязанности менеджера при достижении качества. Необходимо формальное и неформальное признание.

 

Роль лидера команды

Лидер команды - это член команды, у которого есть дополнительные обязанности лидерства. Лидеры команды получают специальное обучение для того, чтобы помочь им в этой роли.

 

Обязанности лидера команды включает следующее:

-          Проводить встречи команды в соответствии с повесткой.

-          Вести команду в процессе улучшения.

-          Обучать приемам улучшения качества (УК).

-          Если команда прогрессирует, сообщить ей об этом.

-          Быть в курсе и наблюдать за рабочим энтузиазмом команды, то есть изучить принципы динамичной работы команды.

-          Добиться, чтобы люди с разным образование, опытом, ценностями и верой работали согласованно.

-          Общаться, координировать свою деятельность с руководителем и помощником, особенно перед и после собрания команды.

-          Разделять свой опыт и знания.

 

Быть лидером команды не означает все делать самому. Одной из основных функций лидера команды является поощрение участия: лидер команды собирает заметки, рисует графики, собирает данные, представляет идею.

 

Умелый командный лидер включает в работу всех членов и организует работу таким образом, чтобы каждый почувствовал "вкус" к ней. Запомните, что T-E-A-M (команда) также означает "Together Everyone Achieves More" (Вместе Каждый Достигает Большего). Лидерство должно включать внимание к задаче и заботу о людях.

 

Роль члена команды

Член команды - это любой служащий, участвующий в команде, где решаются проблемы и идет поиск возможностей для улучшения.

 

TQM уделяет особое внимание к члену команды, ибо он "ключ" к достижению успехов компании. Без важного вклада члена команды в поиск и решение проблем, мешающих служащим хорошо выполнять свою работу, прогресс невозможен.

 

Поддерживая команду, член команды будет делать следующее:

-          Посещать все встречи команды.

-          Распознавать возможности для улучшения.

-          Участвовать в выборе проблем для работы над ними.

-          Собирать, располагать в порядке приоритетности и анализировать данные.

-          Помогать команде в выборе рекомендаций для руководства, чтобы оно принимало необходимые меры.

-          Отслеживать насколько эффективно решение.

-          Разделять опыт и знание.

 

Ожидается, члены команды будут активно участвовать в ее деятельности. Частым следствием этого может быть, что команда будет встречаться более одного часа в неделю.

 

Все члены команды ответственны за работу в процессе решения задач. Однако, если нет дополнительного времени для такой деятельности, команда может решить использовать время своих встреч для сбора данных, интервью и т.д.

 

Роль помощника

Основная функция помощника - это поддерживать команду так, чтобы она могла применять процесс УК и его приемы, и развивалась как команда.

 

Роли помощника включают:

-          Связующую роль - он информирует всех работающих в подразделении о деятельности команды.

-          Координатор - поддерживает менеджера и связь с другими отделами и помогает в обучении команд.

-          Развивающая роль - поддерживает развитие у команд успешного применения методов УК и повышение их статуса.

-          Учитель - обучает процессу УК и его техники/ приемам.

-          Тренер - он есть опора и источник информации для менеджеров, инспекторов, лидеров команд и членов команд.

 

Для того, чтобы помочь командному лидеру помощник может:

-          помогать лидеру команды в подготовке совещаний;

-          консультировать по применению приемов/ техники;

-          делать рекомендации по привлечению штатных специалистов или экспертов;

-          вовлекать в работу опыт и достижения других команд;

-          делает критический анализ совещаний команды с лидером команды.

 

Информация о команде

Первый блок процесса УК разработан для того, чтобы любой, кто смотрит на storyboard команды, мог найти информацию о ней. Вот некоторые соображения по работе с этим блоком:

-          Укажите имя команды, членов команды.

-          Покажите Рабочую Таблицу с планом проектов команды.

-          Предоставьте подробный материал совещаний команды.

-          Попросите прокомментировать членов команды итоги совещания.

-          Поблагодарите людей, которые обеспечивают поддержку команде. (Помощники)

< Предыдущий | К оглавлению | Следующий >

 
Rambler's Top100   Рейтинг@Mail.ru